Материалы о положительных и отрицательных процессах за пределами организации

В досье, посвященным внешним факторам концентрируются материалы о положительных и отрицательных процессах, протекавших за пределами организации.

Желательно начать это досье с хронологически упорядоченных внешних аспектов проблемной ситуации – подробное исследование групп общественности (потребители, поставщики, инвесторы, в отдельных случаях акционеры и др.) и учреждений, имеющих отношение к проблемной ситуации и так или иначе влияющих на ее развитие.

В документах должна содержаться информация о том, что они знают, чувствуют, насколько глубоко осведомлены о текущей проблемной ситуации и действиям, к которым прибегает руководство организации или отдельные влиятельные личности.

Материалы досье по внешнем факторам должны состоять из:

А.Данных постоянного мониторинга исследуемой проблемы.

• Вырезки из газет, журналов, профсоюзных изданий, пресс бюллетеней, в которых говорится об организации и проблемной ситуации.
• Отчеты, стенограммы, аудио- и видеозаписи радио- и телепередач по поводу проблемной ситуации.
• Результаты контент-анализа материалов СМИ.
• Список СМИ, журналистов, репортеров, радиокомментаторов, обозревателей и редакторов, причастных к сообщениям об организации и проблемной ситуации.
• Список и основная информация о лицах и группах, разделяющих обеспокоенность, интересы и позиции организации относительно проблемной ситуации (включая внутренние и внешние каналы информации, которые они контролируют).
• Список и основная информация о лицах и группах, не разделяющих обеспокоенности, интереса и позиций организации относительно проблемной ситуации (в том числе внутренние и внешние каналы информации, которые они контролируют).
• Результаты социологических исследований и опросов общественного мнения, касающихся организации и проблемной ситуации.
• График специальных мероприятий, событий и другие важные данные организационного плана, связанные с проблемной ситуацией.
• Список государственных учреждений, законодателей, других должностных лиц, наделенных исполнительными и законодательными полномочиями, влияющими на организацию и проблемную ситуацию.
• Копии соответствующих постановлений, законодательных актов, счетов, которые следует оплатить, результатов референдумов, государственных печатных материалов и отчетов о слушании дел.
• Копии опубликованных исследований по вопросам, относящимся к проблемной ситуации.
• Список важной справочной литературы, протоколов, указателей с обозначением мест их хранения в организации.

Б. Материалы текущей деятельности способные давать ответы,  по  крайней мере, на следующий круг вопросов:

• в какой мере различные группы людей ощущают потребность в информации, связанной с конкретной проблемной ситуацией?
• какую именно информацию хотят знать (получить) различные группы людей?
• насколько эта информация будет полезна, значима, важная для них лично? Необходимо помнить, что люди редко когда усматривают пользу в «общей информации».
• насколько различные индивиды видят себя причастными к ситуации, или считают себя ее жертвами?

Изучение заинтересованных групп общественности перед началом разработки программы действий и составления плана дает возможность:

• проверить точность предположений относительно того, кто же на самом деле входит в состав групп;
• установить, какой информацией они владеют;
• что думают по поводу ситуации;
• насколько причастны к ней;
• какую именно информацию считают важной;
• как используют ее и даже по каким каналам получают.

Имея все это под рукой, и только после этого, ответственные за вопросы планирования могут определить цели относительно каждой группы общественности, разработать стратегию работы с ними.

Глубокое понимание заинтересованных групп общественности помогает определить их информационные потребности и готовить для них соответствующие сообщения. Зная систему их коммуникационных предпочтений, можно выбрать наиболее эффективные средства для распространения информации среди различных аудиторий.

В  зависимости  от    собранных  материалов         логически выстроиться могут несколько возможных стратегий деятельности:

• при сильных    позициях    организации   воспользоваться    возможностями внешнего окружения,
• при сильных позициях организации отразить опасность со стороны внешней среды,
• пытаться минимизировать уязвимость организации, используя возможности внешней среды,
• минимизировать как уязвимость позиций организации, так и опасность со стороны внешней среды.

Выше отмечалось, что первый этап – исследовательский – самый трудный. Он может выполняться специальными исследовательскими учреждениями (обычно дорогое удовольствие и занимающее значительный период времени), или специалистами организации.

Для них ниже будут высказаны определенные рекомендации, не претендующие на полноту, поскольку вопросы исследований являются предметом изучения специальных дисциплин.

Наукой давно уже разработаны и проверены на практике подходы к организации исследования.

Процесс, как правило, начинается с четкой постановки изучаемой проблемы. Это можно делать разными способами: скажем, проблему формулируют в виде вопроса; это также может быть гипотетическое предположение о возможной взаимосвязи между явлениями, которую нужно проверить, а потом сделать теоретические обобщения и т.д.

Затем следует очередной шаг, когда необходимо разработать программу исследования, уточнить, как именно лучше ее реализовать: с помощью опроса общественного мнения, проведения эксперимента, глубокого изучения статистических данных, переписи населения и пр.

Любой из возможных способов исследования проблемы имеет свои специфические методы сбора, анализа и интерпретации данных.

Но, как бы ни отличались между собой способы исследования, все они имеют общую цель — расширить наше понимание проблемных ситуаций, обогатить знания об обществе в целом.

Подходы и избранные методы зависят от проблемы, которую необходимо разрешить, квалификации и вкусов исследователя, имеющихся ресурсов, обстоятельств, возникающих в той или другой ситуации, и срочности принятия ответственного управленческого решения.